Mapeamento_de_Processos

Kenji Lobo, Consultor SGS Soluções, fala sobre a grande importância do mapeamento de processos para o funcionamento das organizações.

Dentro de uma empresa, o mapeamento de processos representa a visão geral, ou em nível intermediário de detalhes, de como todas as operações dentro dela funcionam. Kenji Lobo explica que, “no geral, o mapeamento é uma visão de como a empresa trabalha para entregar o serviço ou produto final ao cliente”, sendo feito através de uma observação de como os funcionários estão exercendo suas funções.

Para se fazer um mapeamento de processos, podemos considerar dois estágios. O primeiro, chama-se “As is”. Nesse estágio, a organização que será mapeada passará por uma fase de entrevistas, que é feita não só com diretores, coordenadores e responsáveis por determinadas áreas mas com funcionários de todo o setor que será mapeado. Saber o que eles têm a dizer é muito importante e é essencial que os consultores que fazem tal entrevista não se imponham sobre a forma de trabalhar dos funcionários.

Após a fase de entrevista, ainda dentro do estágio “As is” do mapeamento, deve ser feita uma observação sobre as atividades realizadas diariamente, para saber se o que foi falado nas entrevistas é, de fato, o que realmente acontece. Ao final do estágio “As is”, pode ser feito um mapeamento das operações de acordo com o que foi ouvido e o que foi visto.

De acordo com Kenji, o segundo estágio, chamado “To be”, consiste em sugerir melhoras para o funcionamento da empresa, a partir do que foi colocado no mapeamento feito anteriormente. “Muitas vezes os processos são conflitantes e os gestores não percebem isso. Muitas vezes há muito retrabalho e hand off dentre as operações realizadas pela empresa”, diz o consultor da SGS Soluções, concluindo que só um bom mapeamento poderá identificar esses problemas para sugerir melhoras neles.

Percebemos, então, que um mapeamento tem como alvo final a operação mais facilitada da empresa. Com operações facilitadas, a empresa pode otimizar seu tempo e reduzir custos. “Se você pode fazer com que os processos internos sejam melhorados, você pode reduzir custos que eram gastos nesses processos”, afirma Kenji.

O mapeamento acontece justamente para que seja visto como a empresa realmente funciona, porque o olho humano no dia-a-dia não consegue ter essa visão. Logo, ao oferecer tal visão para a empresa, o mapeamento também oferece um nível de controle de atividades maior para ela. A partir dele, você consegue ver quem está fazendo o que, e porque certa área está deficiente. É possível enxergar as deficiências e os motivos delas dentro da empresa.

Kenji conclui que, para o cliente final da empresa, sempre há uma melhora na qualidade dos serviços prestados ou produtos oferecidos, porque quando se melhora os processos internos, pode-se trabalhar melhor para aumentar essa qualidade.

 

*Kenji Lobo é Graduando em Ciências Atuarias pela UFRN e Teólogo pela Faculdade Teológica Sul Americana. Possui facilidade e experiência em gestão de pessoas, administração de recursos e ensino intercultural, o que levou a atuação com implantação de projetos educacionais e desenvolvimento de projetos sociais em entidades religiosas no Brasil e América Latina. Trabalhou com gerenciamento de equipes em empresa do ramo alimentício e implantação de sistema de gerenciamento de biblioteca em instituição de ensino. Na SGS soluções atua em projetos de Administração de Base de Dados; Gestão de Riscos; Mercado de Capitais; Inferência Estatística; e Ciências Sociais aplicadas ao Desenvolvimento Local.
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