Ramon Lima fala sobre a disciplina de gestão por processos, ou BPM, e como sua adoção contribui com a melhoria do desempenho e produtividade da organização.

Você sabia que o gerenciamento de processos a partir do BPM pode otimizar o desempenho da sua empresa?

Implantação de gestão por processos e Automação de Processos de Negócio (BPMS) são as principais linhas de serviços oferecidas pelo setor de ITB – Information Technology for Business (informação e tecnologia para negócios, em português) – da SGS Soluções. Ramon Lima, gerente do setor, acredita que “as empresas geram valor para seus clientes a partir de seus processos de negócio, que devem ser continuamente analisados e melhorados em termos de eficácia e eficiência”; dessa forma, pode-se trabalhar para auxiliar as empresas com ferramentas e plataformas tecnológicas que contribuam com a gestão e constante modelagem de processos, em busca contínua de alinhamento com as estratégias corporativas.

O que é BPM?

BPM – Business Process Managment – É um corpo de conhecimento que forma uma disciplina gerencial. Esse corpo de conhecimento prega que os objetivos da organização podem ser atingidos pela contínua análise, modelagem e melhoria dos processos de negócio, questionando a gestão tradicional verticalizada e orientada a departamentos e defendendo os benefícios da gestão de processos horizontais.

Antes de introduzir BPM como disciplina gerencial, é necessário definir “Processo de negócio” e lembrar alguns aspectos da gestão tradicional, verticalizada (ainda utilizada pela maioria das empresas).

Um processo de negócio é um encadeamento lógico de atividades que são executadas para entregar um valor específico para um cliente (que pode ser tanto o cliente externo quanto um outro processo). O processo de negócio abstrai o trabalho realizado na empresa para entregar valor ao cliente desde uma perspectiva de mais alto nível – da cadeia de valores aos processos interfuncionais ou ponta a ponta; até os fluxos de trabalho que os departamentos executam para dar prosseguimento ao processo. No paradigma de gestão tradicional, o foco de análise recai sobre os departamentos, organizados hierarquicamente em comando e controle; e pouca importância é dada a visão do todo, ao processo de negócio e o nível de serviço que o mesmo está oferecendo ao cliente. Os indicadores e metas de cada departamento são definidos de acordo com os objetivos específicos de cada um desses setores e visam beneficiar o centro de custo do departamento. Isso acaba gerando um conflito de interesses e torna a visão de processo obscura, ou seja, impede a visão de como aquela atividade contribui dentro do contexto do processo de negócio a qual pertence para a entrega final de valor ao cliente.

Já na filosofia do BPM, os processos são tratados como principal ativo da organização. O método aplicado muda o foco de análise da gestão, que passa a ser os processos de negócio. A gestão é orientada por processos e os departamentos são obrigados e passam a agir em colaboração, tendo suas atividades orquestradas pelo fluxo lógico dos processos. A efetiva adoção de BPM nas organizações, requer novos papéis de negócio, como o de gerente de processos e dono de processos. Tais funções irão analisar e monitorar os processos de ponta a ponta, visando a entrega do produto ou serviço requerido pelo cliente.

Quais os benefícios do BPM para minha empresa?

Os principais benefícios da gestão de processos com a implementação do BPM podem ser definidos em dimensões de eficácia e eficiência. Um processo de negócio é eficaz quando ele entrega um produto ou serviço para o qual foi projetado, dentro das especificações e requisitos do cliente. Já a dimensão de eficiência, se refere a entrega do produto ou serviço do processo com a mínima utilização de recursos e retrabalho zero.

Dentre os benefícios gerados por uma gestão de processos eficiente e eficaz, estão:

– Melhoria do nível de serviços oferecidos ao cliente;

– Redução dos custos de Overhead;

– Maior clareza e compreensão dos executores quanto aos objetivos do processo e do seu fluxo de atividades;

– Redução de retrabalho;

– Drástica redução do tempo de ciclo dos processos;

– Alinhamento entre requisitos de processo e estratégia corporativa.

O que devo fazer para implementar o BPM na minha organização?

Para iniciar a prática de BPM, o primeiro passo é identificar as principais atividades que a organização executa para entregar valor ao cliente, de uma perspectiva corporativa. Essa identificação deve ser conduzida pela alta gerencia e uma equipe de facilitadores com competência em BPM.

Em seguida, as atividades de mais alto nível são desmembradas em processos de negócios, com início, fim e objetivos definidos. Assim, esses processos passam por uma fase de análise e modelagem, onde é feito o redesenho do processo, definição de objetivos e indicadores e alinhamento deles com a estratégia corporativa.

Por fim, os processos são implantados e entregues ao executores, junto a ferramentas de monitoramento e controle.

Não se pode deixar de lembrar que a prática de BPM deve ser inserida num contexto de melhoria contínua, que vai cobrir desde a modelagem, passando pelo monitoramento até o redesenho dos processos, de modo a adequá-los às constantes mudanças do mercado o qual a organização se insere.

*Ramon Lima é Gerente de ITB (Information and Technology for Business) da SGS Soluções e especialista em automação de processos com uso do Bizagi.

 

 

 

 

 

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